Met deze 6 tips geef je voortaan betere  werkinstructies – zowel schriftelijk als mondeling

Werkinstructies geven of schrijven hoeft niet ingewikkeld te zijn. Er zijn wel een aantal zaken om goed op te letten. Zeker als het om medewerkers gaat voor wie Nederlands een tweede taal is die ze niet zo goed beheersen. Daarom geef ik je vandaag 6 tips voor het geven of schrijven van goede werkinstructies.

Tip 1: maak een stappenplan

Je kunt eigenlijk alle instructies opbreken in kleine stapjes. Het maakt niet uit of je mondelinge of schriftelijke instructies gaat geven, schrijf de stapjes op, dan weet je zeker dat je niets vergeet. Voor dit artikel gebruik ik een eenvoudig voorbeeld:

Verwissel de inktpatroon

  1. kijk op het scherm van de printer welke patroon je nodig hebt
  2. schrijf het nummer op
  3. pak zo’n patroon uit het magazijn
  4. open de printer
  5. enz…

Het is voor dit voorbeeld niet per se nodig, maar je kunt de stappen nog weer verder opdelen:

kijk op het scherm van de printer welke patroon je nodig hebt

  1. druk op de knipperende knop links op het apparaat– het scherm gaat aan
  2. druk op de ronde knop naast het woord ‘onderhoud’
  3. je ziet nu een waarschuwing, bijvoorbeeld ‘De Magenta Cartridge is leeg. Bestel een cartridge van het type EX- 243 87.’ Dit nummer heb je nodig.

Zo’n stap als ‘schrijf het nummer op’ is niet voor iedereen nodig natuurlijk. Gebruik je gezonde verstand, maar controleer of de ander je begrijpt. Daarmee komen we bij de volgende tip:

Tip 2: check bij de ander wat hij nu gaat doen

Mensen vinden het niet altijd fijn om te laten merken dat ze je niet begrijpen. Vraag dus de ander om de instructie te herhalen. Je merkt dan vanzelf waar extra uitleg nodig is. Bovendien kun je de volgende keer beter rekening houden met deze persoon en bepaalde dingen extra aandacht geven of juist weglaten uit je uitleg. Schriftelijke instructies kun je vaak het beste even samen doornemen.

Tip 3: ga uit van je doelgroep

Voor jou is het misschien heel logisch om voortdurend met veiligheid bezig te zijn. Bijvoorbeeld omdat je al een (bijna-)ongeluk op de werkvloer hebt  meegemaakt. Maar dat referentiekader geldt niet voor iedereen. Je instructie moet dus compleet zijn.

Tip 4: wat, wanneer, hoe en waarom

Als je instructies geeft of schrijft, maak dan duidelijk wat je wilt dat de ander doet, wanneer hij dat doet, (indien nodig) hoe en (indien nodig) waarom. Ook hier geldt: gebruik je gezonde verstand. Je hoeft meestal niet uit te leggen hoe iemand een nummer moet opschrijven. En elke stap voorzien van het waarom is echt niet nodig  – ‘zodat je het nummer van de cartridge nog weet als je straks voor het rek in het magazijn staat’ . Maar even uitleggen dat je niet moet doorwerken als het rode lampje brandt is wel noodzakelijk –  ‘omdat de machine stuk gaat als de riem knapt. Hij kost een ton.’

Tip 5: gebruik illustraties

Vond je het bij het lezen van het stappenplan lastig om je voor te stellen hoe die printer eruitziet? En waar al die knopjes en kleppen precies zitten? Je bent niet de enige. Sommige mensen kunnen het prima af met alleen tekst, de meeste anderen hebben liever een plaatje.

Tip 6: zoek hulp

Samen met onze partners helpen wij je graag met je werkinstructies inclusief illustraties. En natuurlijk met het opleiden van je medewerkers. Zodat ze de instructies voortaan sneller begrijpen. Dat werkt voor iedereen efficiënter en dus prettiger.