Zo doe je dat: feedback geven in een werkomgeving met verschillende culturen en achtergronden

Iedereen kan feedback gebruiken. Om je te herinneren aan je valkuilen, om je te helpen jezelf te ontwikkelen en soms is het nodig om je te wijzen op een fout die je gemaakt hebt. Maar verschillende culturen gaan verschillend om met feedback. Als iemand tegen je zegt: “Perhaps you should think about…”Dan kun je dat vertalen met “Misschien moet je eens nadenken over…” Maar zijn achtergrond bepaalt wat hij bedoelt. Als het een Nederlander is die dit tegen je zegt, dan klopt je interpretatie waarschijnlijk wel. Maar is het iemand met een Britse achtergrond, dan bedoelt hij: “Dit is wat je moet doen.” Dat is best ingewikkeld, daarom krijg je in dit blog handvatten om hiermee om te gaan.

De basis van feedback geven

We gaan eerst even terug naar de basis van feedback geven:

  • Doe het nu

Hoe langer je wacht, hoe minder effect je feedback heeft

  • Houd het veilig

Zorg voor een veilige sfeer

  • Ga uit van je eigen waarnemingen van het gedrag van de ander

Geef nooit feedback op basis van horen zeggen. Focus op het gedrag en niet op de persoon.

  • Geef gedetailleerde feedback,

dus niet alleen ‘dat ging goed’. “Dat was een goede presentatie, je liet ze lachen, en ik zag dat ze onder de indruk waren vanwege je antwoorden op hun vragen. Dat had je goed voorbereid.”

  • Maak SMART afspraken

specifiek, meetbaar, aantrekkelijk, realistisch en tijdgebonden.

  • Volg op

Zo laat je zien dat je feedback serieus neemt.

Cultuurverschillen – direct vs indirect

In de inleiding las je al over het grote verschil tussen iemand met een Britse achtergrond en iemand met een Nederlandse achtergrond. Over het algemeen zijn Nederlanders, Duitsers, Australiërs en Amerikanen direct in hun communicatie. Maar Amerikanen zijn wel gewend om alles extra positief te presenteren, waardoor ‘negatieve’ feedback verdwijnt tussen complimenten. De Britten hebben een sport gemaakt van het understatement en ook mensen uit Aziatische of Arabische culturen zijn veel minder direct. In  Latijns-Amerikaanse en mediterrane culturen drukken mensen zich gepassioneerd en met veel woorden uit, maar toch houden ze er niet van als je ‘negatieve’ feedback verzacht en voorzichtig verpakt.

Hoe pak je het aan?

Je gaat uit van dezelfde basis, dus wacht nooit met je feedback, ongeacht de achtergrond van de ontvanger. Vooral veiligheid verdient extra aandacht. Dat begint met de locatie: even een blokje om lopen, of staand in een rustig hoekje maken het minder zwaar dan tegenover elkaar in een vergaderzaal. Vertel dat je feedback gaat geven en dat je uit een cultuur komt waarin mensen direct zijn (als je een Nederlandse achtergrond hebt). En dat je zelf graag feedback ontvangt. Geef vervolgens de feedback op jouw manier. Let goed op de ander. Misschien ben je ondanks je vooraankondiging toch té direct. Bespreek dit dan en doseer je feedback. Aan het einde maak je SMART afspraken. Daardoor strijk je eventuele twijfels over wat de bedoeling is direct weg. Met je opvolging onderstreep je het belang van je feedback. En dat kan al heel simpel met een opmerking in het voorbijgaan: “Ik zag dat je nu je agenda gebruikt om je werk te plannen, hoe bevalt dat?”

Oefening baart kunst

Goed feedback geven en ontvangen is een kwestie van doen. Wil je een vliegende start maken? Volg dan onze training feedback geven en ontvangen. In de training oefen je veel zodat je echt nieuwe vaardigheden opdoet. Heb je vragen of wil je een offerte aanvragen? Neem gerust contact op: mail met taal@lexicon.nl, of bel 023-5310830.